Tabla de Retencion Documental (T. R. D.)


 
 
 

¿En qué consiste?

 
La Tabla de Retención Documental (T. R. D.) es un instrumento administrativo que guía los procesos de Gestión Documental, en ella se determina el tiempo que los documentos deben permanecer en las diferentes etapas del ciclo vital del documento y se analiza la importancia de éstos para fines administrativos, jurídicos, contables, fiscales, técnicos y científicos; así mismo se establece cuáles documentos han de conservarse de forma permanente para fines de investigación histórica.
 
Los procedimientos generales son:

  • Investigación sobre la empresa y sus fuentes documentales
  • Entrevistas con los productores de documentos
  • Análisis y valoración documental
  • Conformación de la T. R. D.
  • Capacitación para la aplicación
 

 

¿Quién lo necesita?

Empresas que deseen optimizar su gestión documental, la cual contempla las siguientes fases:

  • Producción o recepción
  • Distribución y trámite
  • Consulta
  • Retención
  • Almacenamiento y preservación
  • Disposición final
 

Beneficios

  • Establecimiento de políticas de elaboración, conservación, retención y destino final de los documentos producidos y recibidos.
  • Contribuye a la racionalización de la producción documental.
  • Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Regula las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
  • Integra todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.