Organización y Sistematización de Archivos


 
 
 

¿En qué consiste?

 
Este servicio consiste en clasificar los documentos por series y subseries documentales, ordenarlos de forma cronológica, numérica o alfabética, según sus características específicas y elaborar un inventario sistematizado. De acuerdo con las condiciones del archivo y las necesidades del cliente, se incluye la foliación.

Los procedimientos generales son:

  • Depuración o descarte natural
  • Selección y eliminación (según Tabla de Retención o Tabla de Valoración Documental)
  • Organización
  • Empaque
  • Inventario sistematizado
  • Ubicación Física
 
ARCHIVOS MODULARES DE COLOMBIA - organizacion y sistematizacion de archivos
 

 

¿Quién lo necesita?

  • Empresas que no tienen su archivo organizado.
  • Empresas con archivo organizado sin inventario detallado o sistematizado.
  • Empresas que recibieron o recibirán fondos documentales acumulados sin organizar, provenientes de empresas liquidadas, absorbidas o fusionadas.
 

Beneficios

  • Archivos organizados de acuerdo con normas técnicas que garantizan su buen estado y oportuna recuperación.
  • Disponibilidad de un registro sistematizado de la información que se encuentra en el archivo.
  • Optimización de la consulta y el préstamo de los documentos.
  • Mejoramiento de la gestión administrativa y operativa de la empresa, mediante la oportuna disponibilidad de la información.
  • Cumplimiento de la legislación nacional relacionada con la conservación de archivos.
 
ARCHIVOS MODULARES DE COLOMBIA - inventario de archivos